Webinaari: Tiedonhallinnan perusteet - arkistointisuunnitelma ja uuden tietosuojalain merkitys
Tuotekuvaus
Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja. Arkistointi tuntuu oleva ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä pitää arkistoida ja kuinka kauan, joten arkistoidaan kaikki ja säilytetään asiakirjoja liian pitkiä aikoja.
Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa arkistoon sisällytettävien asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan arkistonmuodostus- tai arkistointisuunnitelmaksi (AMS). Toisaalta tiedonohjaussuunnitelma (TOS) koskee sähköistä tietoa, jonka määrä järjestelmien myötä on nousussa. Koulutus on hyväksi erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskenta henkilöstölle. Uuden tietosuojalain ja tiedonhallintalain myötä mm organisaation asiakirjojen ja tiedon säilytysajat on tiedettävä (elinkaaren hallinta).
Mikäli samasta organisaatiosta osallistuu striimiin useampi henkilö, saavat lisäosallistujat koulutuksen puoleen hintaan. Tällöin ilmoittautuminen tulee tehdä suoraan sähköpostilla ilmoittautuminen@yritysakatemia.fi tai soittamalla 09-696 2950.
Ohjelma klo 9:00-12:00 +/- 15 min.
Arkistointisuunnitelman tavoitteet ja prosessit
Esim. henkilöstöhallinnon asiakirjojen arkistointi
- Miksi esim. henkilöstöhallinnon asiakirjoja arkistoidaan?
- Asiakirjahallinnan prosessit ja tavoitteet
- Arkistoitavat hallinnon asiakirjat
- Paperiset asiakirjat vs henkilötietojärjestelmät
-
Elinkaaren hallinta
Arkistointiin liittyvät säädökset
- Lait ja asiakirjastandardit
- Asiakirjavaatimukset ja asiakirjojen julkisuus
Uuden tietosuojalain merkitys
- Elinkaaren alku, tiedon kerääminen
- Tietojen käsittely ja elinkaaren lopussa
- Lokien elinkaari
Uuden tiedonhallintalain merkitys
- Tiedonhallinnan suunnittelu
- Velvoitteet
Henkilöstöhallinnon asiakirjojen säilytystavat ja –ajat
- Eri asiakirjojen elinkaaret
- Tulkintaa?
Arkistointisuunnitelma organisaatioille
- Arkistointi ja sen periaatteet
- Digitaalinen taloushallinto
- Sähköinen arkistointi
Mikäli ilmoittautuja ei pääse kurssille, voi hänen sijastaan tulla toinen henkilö. Mikäli ilmoittautumisen peruutus tehdään vähemmän kuin kaksi (2) viikkoa ennen kurssin alkua, veloitamme toimisto- ja varauskuluina 50% kurssimaksusta. Mikäli ilmoittautunut jää saapumatta kurssille ilman peruutusilmoitusta, veloitamme koko osallistumismaksun. Kurssimateriaalin toimittamisesta oppilaalle peruuntumistapauksessa veloitamme lisäksi 100 EUR. Peruutusmaksut veloitetaan myös sairastapauksissa.
