Webinaari: Sähköisen arkistoinnin perusteet
Tuotekuvaus
Miksi organisaatioiden on siirryttävä sähköiseen arkistointiin? Mikä ero on arkistoinnilla ja säilyttämisellä? Lainsäädännössä on paljon vaatimuksia, jotka vaihtelevat eri sektoreilla. Sähköinen säilyttäminen tai arkistointi on sekä tekninen että liuta prosessikysymyksiä. Mitkä ovat vaatimukset kohti sähköistä arkistointia?
Koulutuksessa saadaan vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin. Löytyykö tärkeä tieto arkistoistasi helposti? Kauanko tärkeitä ja lakisääteisesti säilytettäviä dokumentteja tarvitsee usein säilyttää. Miksi ja milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksessä pakollista?
Arkistointi on osa laaja-alaista tiedonhallinan osaamista. Organisaatiossa on tiedettävä, kuka on tiedon tuottanut ja mihin tarkoitukseen. Asiakirjahallinnossa työtä tekevän, arkistoinnin osavastuullisen tai muun asiakirjahallinnon ammattilaisen tehtäviin kuuluu selvittää joukko asioita. Millä tavoin asiakirjallista tietoa rekisteröidään, säilytetään (arkistoidaan), kuvaillaan ja luetteloidaan. Mitä prosesseja sähköinen arkistointi muuttaa? Tule oppimaan mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa ja mitä pitäisi tietää!
Koulutus sopii kaikille organisaatioille. Olet vastuussa johtoryhmän jäsenenä tai osallistut eri prosesseissa asiakirjahallintoon esim esimiehenä tai asiantuntijana. Koulutus soveltuu erityisesti arkistovastuullisille, asiakirjahallinnon, henkilötiedon, rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville.
Ohjelma klo 9:00-16:00 + / - 15 min.
Sisältö;
- Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallintaa
- Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
- Pitkäaikaissäilytys vai määräaikainen?
- Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
- Yksityinen sektori vs julkiset
- Lainsäädännön erot
- HR, talous, markkinointi
- Tiedonhallintalain merkitys
- Terminologiaa
- Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelmaa (eAMS)
- Mitkä TOS ja AMS vs eAMS
- Sähke2
- Järjestelmien rooli organisaation tietojärjestelmänä
- Mitä asiakirjoja operatiivisissa järjestelmissä?
- Säilytysjärjestelmä vs. tiedonohjaus
- Suojaus/luokittelu
- Julkisuus
- Säilytysaika ja pituudet
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
- Mitä muuta huomioitava?
- Yksiköiden eri tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjahallinto
- Asiakirjatyypit
- Oletusmetatietoarvot ja niiden merkitys (esimerkiksi säilytysaika)
- Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
- Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
- Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
- Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja vaatimukset
- Sähköisen arkistoinnin kriteerit ja vaatimukset
- Metatiedot, rajapinnat, käyttöoikeudet
- Laadukas asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja teknologia
- Tietoturva ja -suoja arkistoinnissa
- Esimerkkejä
Mikäli ilmoittautuja ei pääse kurssille, voi hänen sijastaan tulla toinen henkilö. Mikäli ilmoittautumisen peruutus tehdään vähemmän kuin kaksi (2) viikkoa ennen kurssin alkua, veloitamme toimisto- ja varauskuluina 50% kurssimaksusta. Mikäli ilmoittautunut jää saapumatta kurssille ilman peruutusilmoitusta, veloitamme koko osallistumismaksun. Kurssimateriaalin toimittamisesta oppilaalle peruuntumistapauksessa veloitamme lisäksi 100 EUR. Peruutusmaksut veloitetaan myös sairastapauksissa.
